La Ville de Montréal a un devoir d’agir équitablement à votre égard à toutes les étapes de la prise d’une décision qui vous affecte dans vos droits et privilèges. Explications sur les composantes de ce devoir pour l’OdM dont la promotion de l’équité est une partie importante de la mission.

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Devoir d’équité de l’administration municipale : impact sur vos droits

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Discrimination et droits de la personne

Agir avec équité consiste à&nbsp;: •&nbsp;Traiter une personne avec égard et respect ; •&nbsp;Lui donner l’occasion de faire valoir son point de vue&nbsp;; et •&nbsp;Lui appliquer les règles qui gouvernent sa situation particulière, en tenant compte du contexte, raisonnablement et sans discrimination.L’équité d’une décision comporte trois aspects complémentaires qui doivent tous être satisfaits&nbsp;: •&nbsp;La procédure qui encadre la décision doit être équitable&nbsp;: l’équité procédurale. •&nbsp;L’administration doit interagir avec vous de manière respectueuse et compétente&nbsp;:&nbsp;l’équité relationnelle. •&nbsp;La décision rendue doit être raisonnable&nbsp;: l’équité sur le fond.Vous trouverez, ci-après, un aperçu des principales composantes de chaque aspect de l’équité décisionnelle et de leur impact sur vos relations avec l’administration municipale.Équité procéduraleL’équité procédurale correspond à votre droit d’être entendu par un décideur impartial, avant qu’une décision qui vous concerne soit rendue. Elle inclut aussi votre droit de connaître les motifs d’une décision qui vous affecte. En pratique, cela signifie que&nbsp;: •&nbsp;Vous devez recevoir, en temps opportun, toute l’information requise pour comprendre les exigences liées à votre demande et pouvoir vous y conformer. •&nbsp;Vous devez avoir l’occasion de présenter votre dossier et vos arguments. •&nbsp;L’administration doit considérer sérieusement vos informations et vos arguments. •&nbsp;Le décideur doit être impartial&nbsp;: il ne doit pas avoir de préjugés ni d’intérêt réel ou apparent dans l’issue du processus décisionnel. •&nbsp;La décision doit être rendue dans un délai raisonnable. •&nbsp;La décision doit être suffisamment expliquée, en termes clairs et intelligibles pour vous. •&nbsp;S’il existe des recours pour contester la décision, vous devez en être informé.La façon dont l’équité procédurale s’articule dans un dossier spécifique varie en fonction de divers facteurs. Les exigences procédurales sont directement proportionnelles, entre autres, à l’importance et aux répercussions que la décision peut avoir sur la personne visée.L’équité procédurale peut parfois signifier que l’administration doit vous rencontrer pour discuter de vos demandes. Dans plusieurs cas, cependant, vous offrir l’opportunité de soumettre vos arguments, oralement ou par écrit, peut être suffisant.Il en va de même pour la communication de la décision. Si le dossier est peu complexe, une réponse verbale de l’administration peut être adéquate. Dans d’autres cas, la décision devrait vous être communiquée par écrit. Qu’elle soit verbale ou écrite, les motifs de la décision doivent toujours vous être communiqués, voire expliqués.Il arrive parfois que l’administration crée des attentes légitimes chez le citoyen quant à la procédure applicable ou à un résultat possible&nbsp;: le devoir d’équité procédurale peut alors requérir que l’administration adapte son approche pour tenir compte de ces attentes qu’elle a créées. Toutefois, cela ne signifie pas qu’elle doit accorder au citoyen ce qu’il demande.Équité relationnelleL’équité relationnelle, c’est le côté humain. Elle s’apprécie dans la façon dont vous êtes traité par les représentants de l’administration et dans votre perception d’avoir été écouté. C’est un aspect très important pour que vous ayez confiance dans le processus décisionnel. L’équité relationnelle exige des communications claires, diligentes, courtoises et respectueuses. Des échanges difficiles, un ton rude, une absence de retour d’appel, etc. peuvent, en effet, générer un sentiment d’injustice et nuire à l’acceptabilité de la décision qui sera rendue.Les représentants de l’administration doivent donc&nbsp;: •&nbsp;&nbsp;Être à l’écoute&nbsp;: prendre le temps de réellement écouter et comprendre ce que vous dites. L’écoute active requiert parfois que des précisions vous soient demandées. •&nbsp;Être courtois et toujours demeurer polis&nbsp;: si requis, l’administration doit modifier son approche pour tenter de désamorcer le conflit. Les fonctionnaires ont également droit à votre respect, même si vous ne partagez pas leur point de vue. Le respect doit être mutuel&nbsp;: cette exigence n’est pas négociable. •&nbsp;Être raisonnablement accessibles : les fonctionnaires doivent se rendre disponibles pour vous communiquer de l’information complémentaire pertinente, répondre à vos questions et faire les suivis nécessaires. Cela ne veut toutefois pas dire qu’ils vous rencontreront à chaque fois que vous le demandez. •&nbsp;Être honnêtes et transparents pendant tout le processus : si besoin, les règles applicables doivent vous être expliquées. Les fonctionnaires ne doivent pas vous induire en erreur sur ce que le décideur peut ou ne peut pas faire&nbsp;; et, surtout, ils ne doivent pas cacher d’information.Gardez en tête que personne n’est infaillible&nbsp;! Des erreurs ou des écarts peuvent survenir&nbsp;: l’important est de les reconnaître et de corriger rapidement le tir.Équité sur le fondLa décision qui vous concerne doit être juste et raisonnable. Cela veut dire, entre autres, que&nbsp;:•&nbsp;La décision doit être prise par une personne qui a l’autorité de la rendre. •&nbsp;La décision ne doit pas omettre de faits pertinents importants ni être fondée sur une absence de preuve. •&nbsp;La décision ne doit pas être discriminatoire. •&nbsp;L’interprétation des règles doit être raisonnable au regard des faits et du droit. •&nbsp;La décision doit être cohérente avec une pratique constante et uniforme. •&nbsp;Lorsque deux interprétations différentes sont acceptables, l’administration devrait privilégier celle qui donne le résultat le plus équitable. Comment juger du caractère raisonnable d’une décision&nbsp;?Selon la Cour suprême du Canada[1], « Une décision raisonnable est à la fois fondée sur un raisonnement intrinsèquement cohérent et justifiée à la lumière des contraintes juridiques et factuelles qui ont une incidence sur la décision. […] [Le] « caractère raisonnable de la décision rendue par le décideur administratif — […] inclut à la fois le raisonnement suivi et le résultat obtenu »&nbsp; (emphase ajoutée)Les limites de l’équitéPour invoquer les protections de l’équité décisionnelle, il faut que la décision concernée vous affecte personnellement. L’administration municipale prend quotidiennement des décisions d’intérêt général. Le simple fait que vous ne soyez pas d’accord ou que cette décision ait un impact sur vous ne veut pas forcément dire qu’elle est injuste. Les principes d’équité ne vous dispensent pas de l’obligation de vous renseigner sur vos droits et obligations et de déployer les efforts nécessaires pour présenter un dossier complet. Certains types de demandes peuvent requérir que vous ayez recours aux services de professionnels (architectes, ingénieurs, entrepreneurs, avocats, etc.)&nbsp;: cela demeure votre responsabilité. Vous ne pouvez pas non plus invoquer les principes d’équité pour ne pas avoir à respecter une loi ou la réglementation, au motif que d’autres citoyens ne s’y conformeraient pas. Rappelons, finalement, que l’équité n’est pas toujours synonyme d’un traitement identique ou d’une répartition égale. Pour obtenir un résultat qui est juste, l’administration doit parfois ajuster son approche et tenir compte des circonstances particulières du dossier. ________________________________________________________________ [1] Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration) c. Vavilov, 2019 CSC 65, par. 83 et 98.

Communications avec la population montréalaise, comportement du personnel de la Ville, délais de traitement ou de réponses, problèmes de procédure, etc.

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Sujet d'intervention

Les Montréalais et Montréalaises sont fréquemment appelé à interagir avec les fonctionnaires municipaux dans divers contextes liés à l’administration de la ville. Vous pensez que vous avez reçu des services de mauvaise qualité&nbsp;? Voici des exemples de problématiques que nous pouvons examiner&nbsp;:&nbsp;<ul><li>communications ambiguës, incomplètes ou erronées&nbsp;</li><li>manque de courtoisie du personnel de la Ville&nbsp;</li><li>longs délais de traitement ou de réponses concernant des demandes de permis ou de requêtes&nbsp;</li><li>absence de procédure claire&nbsp;</li><li>iniquité ou application déraisonnable d’une règle.</li></ul>Nos interventions visent l’amélioration des services municipaux. Voici quelques exemples concrets d’améliorations obtenues à la suite de nos enquêtes&nbsp;:&nbsp;<ul><li>modification de la procédure d’expulsion d’un usager ou d’une usagère d’une piscine municipale&nbsp;</li><li>réduction des délais de traitement de demandes d’élagage ou d’inspection d’arbres publics&nbsp;</li><li>bonification de l’information en ligne pour l’achat d’un immeuble lors de la vente pour défaut de paiement de taxes.&nbsp;</li><li>Note importante&nbsp;: Nous ne pouvons pas imposer des mesures disciplinaires à des membres du personnel de la Ville de Montréal.</li></ul>

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Lors d’une demande d’accès à l’information, le respect du mode de transmission demandé par le demandeur peut être important dans certains contextes, d’où l’importance d’avoir un formulaire qui précise le mode de transmission souhaité

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Demande d’accès à l’information au SPVM : un formulaire amélioré !

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Lors d’une demande d’accès à l’information, le citoyen précise qu’il viendra en personne chercher les documents demandés, car il craint des représailles si sa démarche est connue de son voisin, dont la boîte postale est juste à côté de la sienne. Sa demande n’est pas respectée et les documents sont envoyés par la poste à son voisin qui refuse de lui remettre l’enveloppe.

Le formulaire de demande d’accès à l’information ne permet pas de préciser que le demandeur souhaite récupérer les documents en mains propres, contrairement à la pratique dans d’autres services de police municipaux.&nbsp;Le bureau des archives avait plutôt pour pratique d’attacher au dossier un carton plastifié confirmant la demande faite par le citoyen&nbsp;; ce carton pouvait être oublié ou se détacher lors de manipulations.&nbsp;L’enquête révèle toutefois que la livraison à la mauvaise adresse est liée à une erreur faite par le citoyen lorsqu’il a rempli sa demande, indiquant l’adresse de l’incident (celle de son voisin), au lieu de sa propre adresse.

Dans un premier temps, le bureau des archives ne voit pas la nécessité de modifier sa procédure en place, le nombre de dossiers potentiels visés étant peu élevé.&nbsp;Nous poursuivons nos démarches auprès de la direction et le SPVM accepte de modifier le formulaire de demande d’accès à l’information pour y ajouter une case indiquant le mode de transmission souhaité par le demandeur.

L’information sur les autorisations et documents requis lors de travaux concernant les immeubles en copropriété est améliorée

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Travaux en contexte de copropriété divise : quelles sont les autorisations requises ?

Au terme d’une précédente enquête, nous avions constaté que l’arrondissement avait délivré un permis pour travaux dans les parties communes d’un immeuble, sur la base d’un document invalide à sa face même, dans un contexte où l’un des deux copropriétaires avait manifesté son opposition aux travaux à l’arrondissement.

Bien que le dossier se soit finalement réglé, notre bureau souhaite s’assurer que l’arrondissement prenne des mesures ou change certaines de ses pratiques afin d’éviter qu’une telle situation ne se reproduise.

À la suite de nos discussions et relances dans le dossier, l’arrondissement propose de mettre en place une fiche d’information utile au public autant qu’aux membres du personnel afin d’expliciter les autorisations et les documents requis lors de travaux concernant les immeubles en copropriété divise et indivise. Nous formulons des commentaires dont l’arrondissement tient compte dans la rédaction de la fiche. La fiche est finalement implantée.&nbsp; Précisons que depuis 2020, le Règlement sur la construction et la transformation de bâtiments prévoit que lorsqu’il s’agit d’un immeuble en copropriété divise, le requérant d’un permis (ou son mandataire) doit fournir l’autorisation du syndicat de la copropriété pour tous les travaux à exécuter dans une partie commune, ce qui n’était pas le cas auparavant.

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