Demande d’accès à l’information au SPVM : un formulaire amélioré !

Lors d’une demande d’accès à l’information, le citoyen précise qu’il viendra en personne chercher les documents demandés, car il craint des représailles si sa démarche est connue de son voisin, dont la boîte postale est juste à côté de la sienne. Sa demande n’est pas respectée et les documents sont envoyés par la poste à son voisin qui refuse de lui remettre l’enveloppe.

Le formulaire de demande d’accès à l’information ne permet pas de préciser que le demandeur souhaite récupérer les documents en mains propres, contrairement à la pratique dans d’autres services de police municipaux. 

Le bureau des archives avait plutôt pour pratique d’attacher au dossier un carton plastifié confirmant la demande faite par le citoyen ; ce carton pouvait être oublié ou se détacher lors de manipulations. 

L’enquête révèle toutefois que la livraison à la mauvaise adresse est liée à une erreur faite par le citoyen lorsqu’il a rempli sa demande, indiquant l’adresse de l’incident (celle de son voisin), au lieu de sa propre adresse.

Dans un premier temps, le bureau des archives ne voit pas la nécessité de modifier sa procédure en place, le nombre de dossiers potentiels visés étant peu élevé. 

Nous poursuivons nos démarches auprès de la direction et le SPVM accepte de modifier le formulaire de demande d’accès à l’information pour y ajouter une case indiquant le mode de transmission souhaité par le demandeur.